Melhoria de Processos

Adoro o que eu faço e vou tentar explicar um pouco qual é o meu trabalho e o que eu fiz de interessante durante a semana.

Eu trabalho com melhoria de processos. Já faz algum tempo que as empresas perceberam que uma boa gestão dos processos de negócio traz uma boa vantagem competitiva. Tudo aquilo que diz respeito a: o que cada departamento precisa fazer, como deve ser feito, quem deve fazer, como otimizar os recursos e como reduzir as despesas tem a ver com melhoria de processos.

Claro que uma empresa não vive apenas de melhoria de processos. Há outras funções que são vitais para o sucesso e lucratividade. Geralmente a área de melhoria de  processos dentro de uma empresa funciona como uma consultoria interna que busca a melhoria contínua e principalmente como melhorar a eficácia e eficiência de um modo geral.

O departamento onde trabalho foi criado há pouco tempo e a ideia do presidente e dos vice presidentes era de mapear o nível de maturidade em processos e o nível atual de eficácia para então definir planos de ação para otimizar os recursos. Tive bastante trabalho no ano passado para ter uma visão geral da área de operações e chegar a conclusão que muitos departamentos não estavam executando as atividades de maneira consistente (chamamos de "nível 2") e felizmente fizemos um trabalho de rever O QUE precisava ser feito e definir o COMO fazer.

Para esse ano, a VP da minha área me propôs um desafio interessante de construir uma metodologia de mapear a eficiência dos departamentos e criar também um indicador para isso. Apesar de ter alguma experiência nisso, eu tenho pesquisado bastante coisa a respeito. Basicamente a base é o conceito de Lean Six Sigma. O problema para mim é explicar o conceito e convencer que dá para implantar uma metodologia e ferramentas a baixo custo.

Durante essa semana eu tive uma conversa com o Diretor da área e mostrei o rascunho de uma apresentação que eu estou montando reunindo tudo o que eu já descobri. Percebi que ele está meio receoso em apresentar tanta teoria para os VPs... e decidi usar uma analogia para explicar o que eu queria dizer.

Analogia de Melhoria de Processos com Corrida de Carros:
1) - Cada competição tem um circuito no qual os carros correm. É preciso saber quando acelerar, quando reduzir, quando virar para direita, quando virar para a esquerda, etc.
- Da mesma forma, cada conjunto de atividades dentro de um departamento pode ser representado por processos e o fluxo de atividades dita o que precisa ser feito, em quanto tempo e de qual forma.

2) - O preparo do carro para cada competição influencia bastante a  performance,  pois o piloto pode ser bom, mas se o carro não estiver preparado, vai deixá-lo na mão.
- Nas empresas há várias ferramentas disponíveis para executar as atividades. Algumas são automatizadas, outras nem tanto. Alguns sistemas são integrados e outros não. Às vezes há muitos papéis, burocracia, etc... e às vezes não. O uso correto e combinado desses recursos influenciam na execução das atividades.

3) - As habilidades dos pilotos são essencias para vencer a corrida. O piloto precisa conhecer a pista, ter um carro bom e também destreza para combinar todos esses fatores e apresentar um resultado satisfatório.
- Nas empresas, os funcionários também necessitam habilidades. Não basta termos um processo bem desenhado e sistemas altamente sofisticados, se o funcionário não for bem treinado para exercer as atividades.

O Diretor adorou a analogia e pediu para eu incluir na apresentação.

Na semana que vem vou apresentar o rascunho para a VP e vamos ver qual rumo iremos seguir...

:-)
às vezes o Diretor me chama de "guru de processos", mas eu não acho que é para tanto - acho que quando fazemos o que gostamos, fazemos melhor...

[]s